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外事接待费用管理办法

郑州大学西亚斯国际学院
外事接待费用管理办法(试行)

第一条 为加强学院外事接待工作的管理,规范学院外事接待费用报销程序,根据郑州大学西亚斯国际学院《财务管理制度》,特制定本办法。
第二条 学院外事接待工作主要指外国代表团、西亚斯基金会、外籍教师的接待和访问活动其间发生的相关费用即为外事接待费用,包括外籍教师出入境发生的机票、体检和居住证件的办理费用等。
第三条 学院外事接待工作由国际交流处和理事长办公室负责管理。外事接待费用应由国际交流处和理事长办公室负责编制每年财务预算。其他部门经批准的外事接待工作,应编制财务预算,经院长办公会议批准后执行。
第四条 外事接待需要提供旅游服务的,主管部门还应事前编制《团队接待费用预算》。预算包括:团员人数、国籍、出发地、目的地、院方陪同人数(按旅行社导游配置标准执行)、全程旅游线路、乘坐的交通工具类别及费用、参观景点的数量与费用、住宿标准及费用(按房间计算)、伙食标准及费用及旅行社优惠条件等。《团队接待费用预算》经学院主管部门审核批准后方可执行,并报财务处、国际交流处和理事长办公室各执一份。
第五条 全程包团的,应与旅行社签署《旅游劳务合同》。《旅游劳务合同》一式四份,旅游公司、国际交流处和理事长办公室、财务处各执一份。
第六条 学院外事接待部门应严格按照《团队接待费用预算》或《旅游劳务合同》执行。《团队接待费用预算》或《旅游劳务合同》应在借款时出示,并在报销时作为必要原始凭证附于报账单后。
第七条 外事接待出现“并团”情况时,应由学院外事接待部门妥善安排,同时应变更《团队接待费用预算》或《旅游劳务合同》报送有关部门备案。
第八条 外事接待费用实际支出超出预算时,应向学院主管部门写出书面说明,获得批准增加预算额度的,可持批件办理报销手续,否则超支费用不予报销。
第九条 外事接待“团队”费用报销实行领队责任人负责、主管领导监督、主管院领导审批制。
第十条 外事接待费用报销,要严格按照财务报销管理办法执行。外事接待活动费用支出的原始凭证,必须有领队责任人、当事人或经办人两人以上签字。报销审批单由主管部门领导和院领导签字审批。报销人所持票据真实、合法。票面整洁、字迹清晰,金额大小写相符,虚假和非法票据不得报销。
第十一条? 外事接待费用发生的票据应按行程分类粘贴,并附带说明,严禁虚报团员、陪同人数和中途私自改变行程。“组团”活动旅行社的优惠费用,应如实申报,不得瞒报。
第十二条外事接待报销审批权限,根据预算审批权限逐级审批。特殊情况的费用支出,必须由理事长审批后方可报销。
第十三条 外籍教师出、入境发生的机票、体检和居住证件的办理等费用,应根据与其所签的“合同”规定范围内及时报销。
第十四条 外事接待报销的原始凭证为外文的,报销时须用中文说明报销内容。
第十五条 外事接待报销金额一律以人民币结算。外币结算的以当期综合汇率折算。
第十六条 本办法自取其咎2008年5月1日起执行,此前有关规定与之不符的,以本办法为准。
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