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会计档案管理办法

郑州大学西亚斯国际学院会计档案管理办法(试行)

第一条 根据财政部《会计档案管理办法》要求,结合学院实际情况,制定本办法。
第二条 会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算资料,是记录和反映学院经济业务的重要史料和证据。会计档案具有两方面作用,一是查证作用,主要是查证事后某个会计事项的具体处理过程及是否正确的书面证明;二是史料作用,主要是总结学院事业发展和财务管理经验与教训的重要资料。
第三条 会计档案具体包括:
(一)会计凭证类:原始凭证、记账凭证、汇总凭证,其他会计凭证。
(二)会计账簿类:总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿,其他会计账簿。
(三)财务报告类:月度、季度、年度财务报告(预算、决算),包括会计报表、附表、附注、文字说明及其他财务报告。
(四)其他类:银行存款余额调节表、银行对账单、工资册,其他应当保存的会计核算专业资料、会计档案移交清册,会计档案保管清册、会计档案销毁清册。
第四条 会计凭证经会计人员审核录入计算机入账,经复核人员复核无误后,按照凭证编号顺序连同记账凭证科目汇总表,及时装订成册。
第五条 为便于查阅,装订成册的会计凭证应在封面上注明凭证所属日期、册号、种类、张数和起讫号数等。
第六条 大量原始凭证需要单独装订另外保存的,在有关记账凭证中加以注明,以备查证。
第七条 活页账簿、人员工资明细资料及银行对账单按年度归类装订成册,在封面上注明账簿名称,在扉页上注明单位名称、账簿名称、所属日期,加盖记账员名章、会计主管名章和单位财务章,移交专职档案员一并保存。
第八条 对需要移交的会计档案,移交前财务处档案员按照学院档案管理要求,通过计算机档案管理程序,输入磁盘,打印出移交清册(包括会计档案名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限等)。
第九条 为防止拆毁已经装订成册的会计凭证、会计账簿,应在装订处加粘封签,按移交清册编号顺序贴封。
第十条 电算化会计档案,包括存储在计算机硬盘中的会计数据、其他磁性介质、光盘存储的会计数据和计算机打印的会计数据,要做好防消磁、防火、防潮湿和防尘工作,重要的会计档案应备双份,存放在档案室及财务处两个地点。
第十一条 会计软件全套档案资料以及软件程序视同会计档案保管,保管期按国家业务主管部门统一规定。采用磁性介质保管的会计档案要定期进行检查,定期进行复制,防止由于磁性介质损坏,而使会计档案丢失。
第十二条 会计档案原则上不得借阅,如有特殊需要,经财务处处长同意,可以提供查阅或复制,由档案管理人员负责办理登记手续,并及时收回。
第十三条 如需复印原始凭证,须经财务处长同意方可执行,会计档案不得由外单位人员借出复印,必须由财务人员一并前往复印地点,及时收回会计档案。
第十四条 上级主管部门下发文件、校内有关文件、处内有关文件等,执行文书档案管理规定,不适用本办法。
第十五条 本办法自2008年5月1日起执行,此前有关规定与之不符的,以本办法为准。
附件:会计档案保管年限一览表
序号  档案名称  保管期限 备注
一  会计凭证类 
1    原始凭证    15年 
2    记帐凭证    15年 
3    汇总凭证    15年 
二  会计帐簿类 
4    总账        15年    包括日记总账
5    明细账      15年 
6    日记账      15年    现金和银行日记账25年
7    固定资产卡片  固定资产报废清理后5年
8    辅助帐簿 
三  财务报告类   包括各级主管部门
9    月、季度财务报告  5年 包括文字分析
10   年度财务报告(决算)永久 包括文字分析
四  其他类
11  会计移交清册 15年 
12  会计档案保管清册 永久 
13  会计档案销毁清册  永久  
14  银行余额调节表  5年
15  银行对账单      5年